Comment avoir une bonne signature d’e-mail professionnel ? 

Vous vous êtes peut-être déjà demandé pourquoi vous ne signez pas vos e-mails professionnels avec seulement votre nom ? Il y a peut-être une raison derrière ça, et surtout quelques critères à respecter afin de délivrer une meilleure impression ! 

Lorsque vous recevez un mail professionnel, la dernière chose que vous voyez est la signature de votre interlocuteur. Elle représente le dernier aspect visuel que vous allez retenir, et aussi l’image de marque que la personne va renvoyer de lui, mais surtout de son entreprise. Tout peut aussi se jouer à ce dernier moment.  

Il faut donc considérer que c’est un outil à part entière pour votre marketing et votre communication. 

Voici donc trois critères à ne pas négliger lors de la conception de votre signature : Informative, Professionnelle, et Harmonieuse. 

1..Informative 

Informative ? Oui logique, mais quelles informations faut-il mettre en avant ? C’est un autre débat !  

Les informations doivent être représentatives de votre travail, et de ce que vous souhaitez véhiculer.  

Les trois informations principales à absolument mettre sont :   

• Votre identité (Nom & Prénom) 
• Votre rôle au sein de votre entreprise 
• Un moyen de contact 

 Puisque l’e-mail est professionnel, vous n’allez pas signer seulement “Votre prénom” à la fin de votre message comme si c’était un message pour un proche, ou bien une carte d’anniversaire par exemple. Il faut que l’information soit limpide et impactante. Elle informe l’interlocuteur des points principaux qu’il doit connaître sur vous, c’est pour cela qu’elle ne doit faire que 3 ou 4 lignes. 

 De plus, son côté court consiste aussi au fait que la personne avec qui vous échangez n’ai pas trop de choix concernant le moyen de vous recontacter. De plus, n’utilisez pas un numéro où vous ne répondez que rarement, ou que vous n’avez pas accès lors de déplacement.  

2. Professionnelle 

Si l’on parle de signature professionnelle, cela va vous sembler logique que ce critère soit présent. Mais nous allons approfondir un peu tout ça pour mieux comprendre son principe. 

Une signature professionnelle, c’est avant tout mettre en avant l’une des informations précédentes : votre rôle dans votre entreprise. Mais aussi, promouvoir l’image de votre entreprise. 

Pour se faire, votre signature professionnelle doit reprendre le logo de votre entreprise (ou au moins son nom), mais aussi la charte graphique de cette dernière. Votre entreprise est promue tout le long sur différents réseaux et supports via les mêmes codes couleurs et typographique, il faut donc suivre le même style. 

Votre signature doit aussi renvoyer vers vos réseaux sociaux où vous serez présent, ou bien ceux de votre entreprise. Ils permettront à votre interlocuteur d’aller en découvrir plus sur vous, de vous suivre ou bien de découvrir directement l’entreprise, la marque pour laquelle vous travaillez.  

Professionnelle signifie aussi être responsive ! Pour parfaire votre rôle pro jusqu’à la dernière minute et sur tout support, il faut réfléchir au fait que beaucoup de personnes ouvrent et répondent à vos mails via leur téléphone. C’est pour cela que lors de sa création et sa mise en place n’oubliez pas de vérifier son visuel sur tous les supports. 

3. Harmonieuse 

Ce dernier point est très important, car en plus de prendre en compte les deux premiers points, il va permettre de terminer votre signature sur une touche graphique et créative. 

Une signature professionnelle peut paraître simple et rapide à faire, mais quelques points doivent être quand même pris en compte pour sa réalisation. Pour commencer, pensez au fait que toutes les messageries n’affichent pas directement les images sur les e-mails. Pensez donc à opter pour une signature typographique, et non entièrement d’une image.  

Concernant la forme, si vous souhaitez tout de même insérer une image ne dépassez pas certains formats “Largeur comprise entre 320 et 600 px, Hauteur comprise entre 90 et 150px”. Ces tailles correspondent à nos smartphones, ce qui permet d’être certains qu’elles soient visibles par chacun des supports. 

Pensez aussi à ne pas mélanger plus de deux typographies afin que l’aspect visuel reste agréable et ne fasse pas “fouillis”.  

Soyez logique dans la répartition image et texte, et pensez à bien mettre en forme le tout afin que tout ne soit pas en désordre, et que votre signature reste logique et claire.  

Harmonieuse veut aussi signifier que votre signature doit correspondre avec ce qui se passe dans votre entreprise, les tendances prenantes. Une signature peut évoluer facilement, et aussi mettre en avant les évènements que vous proposez, un livre blanc, des offres d’emploi via un CTA. 

Pour finir, nous n’allons pas vous laisser repartir bredouille sans aucune aide pour la création de votre signature. Vous savez chez ForBeez nous aimons vous partager des applications et logiciels utiles pour réaliser ce que nous vous expliquons. Après quelques recherches, voici quelques générateurs de signature disponible sur le web : 

• HubSpot.fr 

Ce que l’on aime avec cet outil, c’est qu’il est gratuit et qu’en plus il vous propose des templates pour vous aider à les réaliser. Le design de l’outil est aussi très beau et agréable pour son utilisation. 

• Boostmymail.com 

On vous le propose surtout c’est un outil français, mais qui en plus génère des signatures personnalisées via des codes html et permet aussi de centraliser la gestion des signatures de vos e-mails au sein de votre entreprise. Payant via un abonnement, mais il y a un essai gratuit de 14 jours. 

• Si.gnatu.re.fr 

Simple à prendre en main, et permets de partager votre signature en quelques clics mais vous ne disposez pas de différents templates, ce qui est un désavantage face à ses concurrents. 

Nous espérons que grâce à cet article, votre future signature professionnelle pourra être à son top !

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